Lokala tillägg på GVC till NatFaks Doktorandhandbok

Inledning

När MatNatFaks doktorandhandbok kom ht 1997 utvärderades den av doktoranderna på GVC och det konstaterades att det behövdes ett lokalt tillägg som klargör hur antagning, handledarskap etc fungerar just på GVC. Följande skrift är menad som hjälp till den nyblivne doktoranden som har frågor kring sina rättigheter och skyldigheter här på GVC och som inte har kunnat hitta den informationen i MatNatFaks doktorandhandbok. Om något ändå fortfarande är oklart så vänd Dig till din huvudhandledare eller doktorandrepresentant för ytterligare information. Lycka till med forskarstudierna!!

Antagningsförfarande

Som framgår av texten nedan är antagning till forskarutbildning starkt kopplad till beviljande av adekvat finansiering. Däremot bör studenter som inte antagits till forskarutbildningen tillåtas att deltaga i doktorandkurser under ett års tid, under förutsättning att detta inte negativt påverkar antagna doktoranders fullföljande av kursen samt att ämnes/kursansvarig godkänner detta. Syftet är att utexaminerade studenter i väntan på antagningstillfälle skall kunna meritera sig ytterligare.

Studenten ansöker skriftligen på särskild blankett till ämnesföreträdare. Om möjligt bifogas förslag till huvudhandledare och biträdande handledare, ämne/projekt/inriktning samt finansiering.

Ämnesföreträdare rådgör med lärare, examensarbeteshandledare och annan, för bedömning av sökande studenters meriter, lämplig personal.

Ämnesföreträdare, i samråd med samtliga forskare med huvudhandledarkompetens (hädanefter handledargruppen), rangordnar de sökande. Dessa bör då lämpligen intervjuas.
Vid rangordning av sökande skall följande tas i beaktande (utan inbördes ordning):

examensarbetet skall vara avslutat då forskarutbildningen påbörjas
förkunskapskrav skall vara uppfyllda betyg på grundutbildningskurser och examensarbete ev. extra utbildning/arbetslivserfarenhet som är relevant för forskarutbildningen realistisk finansiering under hela forskar-utbildningen, där första årets finansiering skall vara detaljplanerad
övriga förutsättningar som påverkar sannolikheten att studenten kommer att tillgodogöra sig forskar-utbildningen samt genomföra avhandlingsarbetet.

Sökande får inte diskrimineras på basis av kön, religion, politisk åsikt eller dylikt.

Rekommendationerna överlämnas tillsammans med eventuella ansökningar om fakultetsmedel till institutionens forsknings- och forskarutbildningsråd.

Rådet sammanställer inkomna förslag och bereder ett slutligt förslag. Under särskilda omständigheter, t ex att antagningen inte berör övriga ämnesområden inom institutionen eller om akut tidsbrist föreligger, kan detta steg förbigås. Sådant förbigående bör däremot undvikas då doktorandrepresentation saknas i handledargruppen.

Institutionsstyrelsen beslutar om fördelning av studiefinansiering mellan de olika avdelningarna.

Prefekten antar forskarstuderande.

Om sökande så önskar skall sökande som inte antas kunna erhålla en skriftlig motivering av detta, författad av den instans som inte rekommenderat/antagit sökande.

Handledning

Doktorandens rätt till handledning

Under hela forskarutbildningen har doktoranden rätt till huvudhandledare och minst en biträdande handledare. En individuell studieplan skall utarbetas av huvudhandledaren för varje doktorand, där kraven på doktorandens prestation samt handledarens uppgifter om omfång av hans/hennes stöd preciseras.

Genom att godta handledarskap förbinder sig både huvudhandledare och biträdande handledare att erbjuda handledning under hela tiden som behövs för den föreskrivna utbildningen. Enbart av särskilda och väl motiverade skäl kan handledare avstå från handledningen.

För att bäst tillgodose kraven gäller följande lokala anvisningar på GVC:

Huvudhandledaren bör vara tillgängligt (dvs. fysiskt närvarande) på GVC åtminstone halva tiden (netto) under den föreskrivna utbildningen.
Under första året av forskarutbildningen bör huvudhandledaren hålla regelbundna möten med doktoranden, omfattande minst 1 timme/vecka med högst 3 veckors mellanrum.
Biträdande handledare bör utses så att denne/denna kan på ett tillfredsställande sätt vara tillgänglig på GVC.
Huvudhandledare och biträdande handledare

Till varje doktorand på GVC utses en huvudhandledare (se också 9 Kap. 7 § Högskoleförordningen SFS 1993:100) samt minst en biträdande handledare redan i samband med antagning till forskarutbildningen.
Huvudhandledare bör vara anställd vid GVC på en tjänst som varar under minst 4 år, fr.o.m. doktorandens antagning. Om huvudhandledaren inte är anställd på GVC måste biträdande handledaren vara det. För huvudhandledar-kompetens krävs docentkompetens samt genomgången handledarutbilding eller motsvarande.
Biträdande handledare behöver varken vara anställd på GVC eller genomgå en handledarutbildning. Biträdande handledare måste vara en disputerad forskare vars erfarenhet är till stort värde för doktorandens projekt. Han/hon måste kunna erbjuda handledning under minst 4 år från och med doktorandens antagning.
Lista över samtliga behöriga huvud- och biträdande handledare bland anställda på GVC finns i bilaga 1. Denna uppdateras varje år.
Doktorandens rätt att byta handledare

Doktoranden har enligt lagen rätt att byta handledare på begäran (9 Kap., 7§ Högskoleförordningen SFS 1993:100).
Att byta huvudhandledare. Se fakultetens bestämmelser.
Att byta biträdande handledare. I samråd med huvudhandledaren föreslår doktoranden en ny biträdande handledare. Om samtliga (huvudhandledare, doktoranden samt ny biträdande handledare) instämmer, godtas ny biträdande handledare och studieplanen justeras automatiskt.

Handledarens rätt att avstå från handledning

Handledare har rätt att avstå från handledning. Detta sker genom en skriftlig meddelande till institutionsstyrelsen innehållande en förklaring. Handledningen upphör officiellt då en ny handledare utses.

Om biträdande handledare avstår från handledning utses ny enligt ovan.
Om huvudhandledare avstår från handledning
Om biträdande handledare är huvudhandledarkompetent och både han/hon och doktoranden instämmer, skall biträdande handledare utses till huvudhandledare. En ny biträdande handledare utses då omedelbart.
Om biträdande handledare inte är huvudhandledarkompetent eller om han/hon avstår från huvudhandledarskap föreslår doktoranden själv ny huvudhandledare. Om doktoranden inte själv kan föreslå ny huvudhandledare erbjuds samtliga huvudhandledarbehöriga på GVC att åtaga sig handledningen Om ingen på GVC vill åtaga sig handledningen eller om doktoranden inte instämmer med ny huvudhandledare, erbjuds huvudhandledarbehöriga från samtliga institutioner i Sverige att åtaga sig handledningen. Handledningen kan i så fall ske från en annan arbetsplats.

Undervisning eller övrig assistenttjänstgöring

Varje år inför studiestöd bör viktiga aspekter på assistenttjänstgöringen diskuteras i grundutbildningsrådet för att få en likriktning mellan ämnesområdena inom institutionen. Studierektorn skall slutligen ha en avstämningsdialog med huvudhandledaren och doktoranden innan nivån (% av tjänst) och innehållet av assistenttjänstgöringen beslutas.
De regler som gäller för lektorer och adjunkter när det gäller att tillgodoräkna sig undervisningstimmar gäller även för doktorander. Enligt dagens regler räknar lektorer och adjunkter de timmar som går åt för förberedelse, undervisning samt efterarbete.

Forskarstuderandes arbetsplats

Huvudhandledare är närmast ansvarig och skall sörja för att doktoranden bereds en arbetsplats enligt specifikationer nedan.
Doktoranden skall vid antagningstillfället garanteras en arbetsplats innefattande rum med skrivbord, dator och övrig grundläggande kontorsutrustning. Detta ordnas i samråd med handledare och prefekt.
Doktoranden skall på egen begäran beredas möjlighet till ergonomiskt utformad arbetsplats. Om risk för arbetsskada föreligger skall doktoranden kontakta huvudskyddsombud. Härigenom kan möjlighet beredas för att komplettera arbetsplatsen med övrig ergonomisk hjälputrustning.
Laboratorieplats skall beredas för de doktorander som så kräver för sitt avhandlingsarbete. Mer specifik labutrustning kan inte garanteras av institutionen.

Forskarstuderandes rätt till telefon och brevkorrespondens

Doktoranden skall ha tillgång till telefon och brevkorrespondens på arbetsplatsen. I det fall där två eller flera doktorander delar rum eller har närliggande rum kan ett gemensamt telefonnummer för samtliga på rummet vara berättigat.

Bilaga 1

Behöriga handledare på GVC 1999 (samtliga huvudhandledare är naturligtvis även behöriga som biträdande handledare) (titlarna är tagna från personalhemsidan (juli 1999) om det är fel på någon titel eller någon slutat/tillkommit ber vi om ursäkt för detta och ber vederbörande se till att det uppdateras på hemsidan):

Huvudhandledare Biträdande handledare

Marin geologi

Prof. Björn Malmgren
Prof. Birger Schmitz Dr. Lennart Bornmalm
Doc. Stefan Majoran

Geologi

Prof. David Cornell Dr. Lennart Björklund
Prof. Sven Åke Larson
Prof. Jimmy Stigh Doc. Gustaf Lind
Prof. Rod Stevens Doc. Per Wedel
Doc. Olafur Ingolfsson

Oceanografi

Prof. Anders Stigebrandt Dr. Bo Gustafsson
Prof. Gösta Walin Dr. Madleine Carlsson
Prof. Kjell Nordberg Dr. Göran Broström
Doc. Leif Djurfeldt Dr. Kari Eilola
Doc. Johan Rodhe Ulf Cederlöf
Doc. Lars Rydberg Anne-Marie Larsson
Doc. Karin Borenäs Doc. Göran Björk

Naturgeografi

Prof. Sven Lindqvist Dr. Jörgen Bogren
Prof. Lars Franzén Dr. Ingegärd Eliasson
Prof. Deliang Chen
Doc. Torbjörn Gustavsson Dr. Björn Holmer
9; Dr. Mats Olvmo
Jon Norin

Bilaga 2

Information och Tips till den nyblivne Doktoranden på GVC

Välkommen som doktorand på GVC. Denna del är ett informationsblad med information av den typ som ändras lite då och då och matnyttigheter som kanske inte alltid framgår i all annan information som man får som nybliven doktorand.

Ekonomi

Forskarkonto

De medel som doktoranden erhåller kan förvaltas på ett så kallat forskarkonto som Göteborgs Universitet står för. Vid mottagande av gåvo-, bidragsmedel och forskningsbidrag ska man först ansöka om förvaltning, blankett erhålls hos sekreterarna. Vid ansökning om förvaltning är det viktigt att man specificerar vad pengarna skall användas till (resor, utrustning etc) då det dras avgifter för vissa och inte för andra. Vilka avgifter som dras för tillfället får du information i från häftet, "Externt finansierad verksamhet" som finns på kansliet, eller fråga någon av de ansvariga på kansliet.

Det bör noteras att vissa privata givare motsätter sig att diverse påslag dras från de medel som de donerat och donerar därför enbart medel för instrumentinköp, resor etc. De hävdar att det är privata medel som inga universitetsavgifter bör dras ifrån och som ej heller bör förvaltas av universitetet.

Stipendier

Doktoranden skall under sin tid som doktorand vara finansierad med lön, dock kan det ibland finnas behov av att söka medel för utrustning, analyser, konferensresor och konferensavgifter mm. Stipendier kan då sökas från diverse fonder. De flesta fonderna vill ha in ansökningar i slutet av december. Meddelande om att man fått bidrag meddelas ofta 3-4 månader efter ansökan. Information om vilka fonder och ansökningsdatum som är aktuella för tillfället finns på http://www.gu.se/stipendier/ och på anslagstavlor i huset. Vanligast är att ansökan skall innehålla forskarplan (3-4 sidor), meritförteckning, publikationsförteckning, ekonomisk plan och utlåtande av handledare. Detta tar en del tid första gången man gör det men går desto snabbare sen. Utdelningen ökar också efterhand när man övat upp sig på att skriva ansökningar.

Vissa bidragsgivare kräver redovisning av erhållna medel. Redovisningen innehåller vanligtvis en forskningsrapport på ca 3 sidor över de resultat som erhållits under året och en ekonomisk rapport över vad medlen använts till, dvs spara alla kvitton och bokför de utgifter som förekommer i projektet.

I juni, juli erbjuds doktorander inom FFS som går på utbildningsbidrag att söka Adlerbertska donationsstipendiet (privata pengar för att dryga ut lönen). Blankett finns vanligtvis hos sekreterarna.

OB-tillägg

Då undervisning är förlagd till efter 18.00 (distanskurser, fältkurser och liknande) har assistenten rätt till OB-tillägg. Assistenten skall dock se till att fylla i en blankett om detta. Blanketten tillhandahålls av sekreterarna och skall undertecknas av den kursansvarige på kursen.

Semesterlön

Ha man endast utbildningsbidrag är man inte semester-redovisningsskyldig. Har man minst 20% assistenttjänstgöring skall man lämna in en ansökan om semesterledighet. Denna fås hos sekreterarna och skall skrivas under av prefekt eller avdelningsföreståndare. Detta är viktigt. Även om vi har fria arbetstider och kan planera vår semester fritt så får vi ingen semesterersättning om vi inte fyller i denna blankett. Det går heller inte att spara semesterdagar och tro att man får längre tid på sig att doktorera då. Det enda som händer är att man är mer utarbetade och man måste vara färdig vid samma tid ändå.

Sensmoral - ta semester!

Sjukdom

Som anställda vid universitetet har vi rätt till full ersättning på sjukhuskostnader och medicinering. Ersättningen fås i efterhand genom att fylla i blankett (som erhålls av institutionsadministratörer) och uppvisande av högkostnadskortet samt kvitto. OBS! Be alltså alltid vid läkarbesök om dels stämpel i högkostnadskortet och ett extra kvitto. Ersättningen betalas ut i samband med lönen och skatt dras på beloppet.

Vid sjukdom anmäler du dig till institutionsadministratör som kontaktar kansliet. Vid långvarig sjukdom kom ihåg att du behöver läkarintyg för att senare eventuellt kunna förlänga avhandlingsarbetet med motsvarande tid du varit sjuk (gäller långvarig sjukdom, inte några förkylningar som man samlat ihop).

Undervisning

Assistenttjänst

Som tidigare nämnts kan forskningsstudierna kompletteras med andra uppdrag med upp till 20% (vissa undantag finns). Vanligast är att dessa 20% är assistenttimmar, dvs doktoranden har laborationer och hjälper till med undervisning. Man kan även få tid för uppdrag som instrumentansvarig, datorassistent mm. När doktoranden tillfrågas om att ta hand om ett uppdrag som inte ingår i forskarutbildningen skall det kollas upp vilken ersättning i form av assistenttid som det motsvarar.

Labhandledning

Då doktoranden tjänstgör som labhandledare förutsätts att doktoranden är väl påläst och förberedd för den avsedda laborationen. Klara anvisningar om hur laborationen skall utföras och dess syfte skall erhållas från den kursansvarige. Studierektorn är den som beslutar vilken tid som är rimlig för förberedelser och undervisning.